El dueño aparece en 4 de los 5 procesos de la empresa, y en 3 de ellos nada avanza hasta que él contesta un WhatsApp.
No es un problema de orden ni de gente: es que el negocio tiene un solo punto por donde pasa todo. El día que él se enferma, la empresa no cotiza, no compra material y no cobra.
4 de 5
procesos pasan por el dueño
11
pasos que esperan a que alguien conteste un mensaje
9
pasos que una máquina puede hacer sola hoy
6
puntos donde se puede perder un cliente o un dato
Empresa
Aluminios del Norte
Qué hace
Ventanería en aluminio
Personas
8
Procesos dibujados
5
Pasos documentados
31
Fecha
Octubre 2026
Cómo se lee el mapa
Cada proceso se dibuja con una franja por persona. Se lee de izquierda a derecha: el paso 1 primero, y cuando el recuadro cambia de franja, el trabajo cambió de manos.
TareaAlguien hace algo concreto.
DecisiónHay que escoger, y el camino se parte en dos.
CierreEl proceso terminó y dejó algo entregado.
!
Punto frágilAquí se cae o se pierde algo hoy.
El mapa general
Los cinco procesos que mueven la empresa, agrupados por área.
Mercadeo
M-01 Publicar una obra terminada
Ventas
V-01 De la llamada a la cotización
V-02 Cierre y anticipo
Entrega
E-01 Del anticipo a la obra entregada
Administración
A-01 Cobro del saldo
Los procesos, paso por paso
Cada proceso trae su dibujo y, abajo, el manual escrito de cada paso: quién lo hace, con qué y cuándo se considera hecho.
V-01
De la llamada a la cotización
Entra una llamada y sale una cotización enviada. Hoy toma entre 3 y 9 días, según cuándo contesta el dueño.
RecepciónMarcela
1Contesta la llamada y anota los datos
Sale: nombre y teléfono en el cuaderno
Recepción · Marcela!
2¿La obra es en Bogotá?
No → se descarta. Sí → sigue.
Recepción · Marcela
3Le reenvía los datos al dueño por WhatsApp
Sale: mensaje enviado
Recepción · Marcela!
DueñoDon Hernán
4Llama al cliente y agenda la visita
Sale: día y hora acordados
Dueño · Don Hernán!
7Arma la cotización y la manda por WhatsApp
Sale: cotización enviada
Dueño · Don Hernán!
MedidorJairo
5Va al sitio y toma las medidas
Sale: medidas en su libreta
Medidor · Jairo
6Manda una foto de la libreta al dueño
Sale: foto enviada
Medidor · Jairo!
Ver el manual escrito de este proceso
MarcelaContesta la llamada y anota los datos. Nombre, teléfono, barrio y qué necesita, en el cuaderno de recepción.
Hecho cuando: el renglón tiene nombre y teléfono completos.Hoy se cae: si Marcela no está, la llamada se pierde y nadie se da cuenta.
MarcelaRevisa si la obra es en Bogotá. Si es fuera de la ciudad le dice que no cubren esa zona.
Hecho cuando: el renglón dice «sigue» o «se descarta».
MarcelaLe reenvía los datos al dueño por WhatsApp.Hecho cuando: el mensaje aparece enviado.Hoy se cae: el mensaje se mezcla con los personales del dueño y a veces no lo ve en dos días.
Don HernánLlama al cliente y agenda la visita.Hecho cuando: hay día y hora acordados con el cliente.Hoy se cae: la cita queda sólo en la cabeza del dueño, no en un calendario que vea Jairo.
JairoVa al sitio y toma las medidas. Ancho, alto, tipo de vidrio y si hay que retirar lo viejo.
Hecho cuando: están las medidas de todos los vanos.
JairoManda una foto de la libreta al dueño.Hecho cuando: la foto se lee sin ampliar.Hoy se cae: letra a mano sobre papel; dos veces se cotizó con la medida equivocada.
Don HernánArma la cotización en su Excel y la manda por WhatsApp.Hecho cuando: el cliente confirma que la recibió.Hoy se cae: el Excel vive sólo en su computador y nadie más puede cotizar.
V-02
Cierre y anticipo
De la cotización enviada al anticipo en el banco. Hoy no hay seguimiento: si el cliente no contesta, nadie vuelve a llamar.
DueñoDon Hernán
1¿El cliente aceptó la cotización?
No → queda ahí. Sí → sigue.
Dueño · Don Hernán!
2Pasa la orden de trabajo por WhatsApp
Sale: orden aceptada por chat
Dueño · Don Hernán!
4Programa la obra en el calendario del taller
Sale: obra programada
Dueño · Don Hernán
Cliente
3Consigna el 50 % de anticipo
Sale: comprobante por WhatsApp
Cliente
Ver el manual escrito de este proceso
Don HernánRevisa si el cliente aceptó. Si contestó que sí, sigue; si no contestó, el caso queda quieto.
Hecho cuando: hay una respuesta escrita del cliente.Hoy se cae: nadie vuelve a llamar al que no contesta. Se pierden cotizaciones que sólo necesitaban un recordatorio.
Don HernánPasa la orden de trabajo por WhatsApp. Qué se instala, cuánto vale y en cuántos días.
Hecho cuando: el cliente escribe que está de acuerdo.Hoy se cae: no hay nada firmado. Dos veces el cliente dijo que habían acordado otro precio.
ClienteConsigna el 50 % y manda el comprobante.Hecho cuando: el dinero aparece en la cuenta.
Don HernánPrograma la obra en el calendario del taller.Hecho cuando: la obra tiene fecha y equipo asignado.
E-01
Del anticipo a la obra entregada
El proceso que produce lo que el cliente compró. Hoy toma entre 12 y 25 días, y la diferencia casi siempre es el material.
DueñoDon Hernán
1Planea la obra y arma el equipo
Sale: lista de material y gente
Dueño · Don Hernán
2Pide el material al proveedor
Sale: pedido hecho por teléfono
Dueño · Don Hernán!
Proveedor
3Entrega el aluminio en el taller
Sale: material recibido
Proveedor
TallerÉdgar y Luis
4¿Llegó completo y a tiempo?
No → se para la obra. Sí → sigue.
Taller · Édgar y Luis!
5Corta y arma las ventanas
Sale: ventanas armadas
Taller · Édgar y Luis
InstalaciónJairo y Wílmer
6Monta las ventanas en el sitio
Sale: ventanas instaladas
Instalación · Jairo y Wílmer
7¿El cliente quedó conforme al revisar?
No → se corrige. Sí → sigue.
Instalación · Jairo y Wílmer
8Firman el acta de entrega
Sale: acta firmada en papel
Instalación · Jairo y Wílmer!
Ver el manual escrito de este proceso
Don HernánPlanea la obra y arma el equipo. Qué material se necesita y quién va a ir.
Hecho cuando: hay lista de material y nombres asignados.
Don HernánPide el material al proveedor. Por teléfono, de memoria.
Hecho cuando: el proveedor confirma fecha de entrega.Hoy se cae: no queda un pedido escrito. Si llega distinto a lo pedido, no hay con qué reclamar.
ProveedorEntrega el aluminio en el taller.Hecho cuando: el material está físicamente en el taller.
ÉdgarRevisa si llegó completo y a tiempo. Si falta algo, la obra se para y hay que avisarle al cliente.
Hecho cuando: el material está contado contra la lista.Hoy se cae: este es el punto que explica la diferencia entre 12 y 25 días, y nadie lo mide.
Édgar y LuisCortan y arman las ventanas.Hecho cuando: todas las ventanas de la obra están armadas y marcadas.
Jairo y WílmerMontan las ventanas en el sitio.Hecho cuando: están instaladas, aplomadas y silicolnadas.
JairoRevisa la obra con el cliente. Si hay algo mal, se corrige antes de irse.
Hecho cuando: el cliente recorrió la obra y dijo qué falta.
JairoFirman el acta de entrega.Hecho cuando: el acta tiene la firma del cliente.Hoy se cae: el acta es una hoja de papel que viaja en la camioneta. Si se pierde, no hay con qué cobrar el saldo.
A-01
Cobro del saldo
De la obra entregada al dinero en la cuenta. Hoy hay saldos de más de 60 días que nadie está persiguiendo.
DueñoDon Hernán
1Recibe el acta y pide el saldo por WhatsApp
Sale: cobro enviado
Dueño · Don Hernán!
2¿Pagó en los 8 días acordados?
No → vuelve a llamar. Sí → sigue.
Dueño · Don Hernán!
ContadoraExterna
3Registra el pago y hace la factura
Sale: factura emitida
Contadora · Externa
4Cierra la obra en la contabilidad
Sale: obra cerrada y cobrada
Contadora · Externa
Ver el manual escrito de este proceso
Don HernánRecibe el acta y pide el saldo por WhatsApp.Hecho cuando: el cobro está enviado con el monto exacto.Hoy se cae: si el acta no llegó del carro al escritorio, el cobro no sale. Hay obras entregadas sin cobrar.
Don HernánRevisa si pagó en los 8 días acordados. Si no, vuelve a llamar.
Hecho cuando: el pago entró o quedó anotado un nuevo compromiso de fecha.Hoy se cae: no hay una lista de quién debe y desde cuándo. Se acuerda por memoria.
ContadoraRegistra el pago y hace la factura.Hecho cuando: la factura está emitida y enviada.
ContadoraCierra la obra en la contabilidad.Hecho cuando: la obra queda con ingreso y costo registrados.
M-01
Publicar una obra terminada
De la foto en la obra a la publicación. Hoy pasa una vez cada dos o tres semanas, cuando alguien se acuerda.
InstalaciónJairo
1Toma fotos de la obra terminada
Sale: fotos en su celular
Instalación · Jairo!
DueñoDon Hernán
2Reenvía las fotos al diseñador
Sale: fotos enviadas
Dueño · Don Hernán
4¿Aprueba la pieza?
No → la devuelve. Sí → sigue.
Dueño · Don Hernán!
DiseñadorExterno
3Edita la foto y escribe el texto
Sale: pieza lista
Diseñador · Externo
5Programa la publicación y responde comentarios
Sale: publicación al aire
Diseñador · Externo
Ver el manual escrito de este proceso
JairoToma fotos de la obra terminada. Antes de recoger las herramientas.
Hecho cuando: hay al menos tres fotos de frente y con buena luz.Hoy se cae: nadie le pide las fotos, así que la mitad de las obras no se fotografían nunca.
Don HernánReenvía las fotos al diseñador.Hecho cuando: el diseñador confirma que las recibió.
DiseñadorEdita la foto y escribe el texto.Hecho cuando: la pieza está lista para publicar.
Don HernánAprueba la pieza o la devuelve.Hecho cuando: hay un sí o un no escrito.Hoy se cae: la aprobación se queda esperando días. Las piezas se publican cuando la obra ya es vieja.
DiseñadorPrograma la publicación y responde comentarios.Hecho cuando: está publicada y los mensajes contestados.
Dónde una máquina puede trabajar por ustedes
Esto no sale de una idea: sale del dibujo de arriba. Son los nueve pasos donde hoy una persona hace de intermediaria entre dos sistemas, y eso es exactamente lo que una máquina hace sin equivocarse.
Paso de hoy
Qué se le quita de encima
Esfuerzo
V-01 · 1 y 3 Marcela anota en el cuaderno y reenvía por WhatsApp
La llamada entra directo a una lista de clientes y le llega sola a quien sigue. Nunca se pierde un dato.
Bajo
V-01 · 4 El dueño llama para agendar la visita
El cliente escoge el horario disponible él mismo, y a Jairo le llega la cita al calendario.
Bajo
V-01 · 6 y 7 Foto de la libreta y cotización en Excel
Jairo escribe las medidas en el celular y la cotización sale armada con los precios del día.
Medio
V-02 · 1 Nadie vuelve a llamar al que no contesta
El recordatorio sale solo a los 3, 7 y 15 días hasta que el cliente responda sí o no.
Bajo
V-02 · 2 La orden de trabajo va por chat sin firmar
El cliente firma en el celular y queda guardada con fecha y hora.
Bajo
E-01 · 2 El pedido al proveedor va por teléfono
El pedido sale escrito del mismo sistema, con lo que la obra necesita y nada más.
Medio
E-01 · 4 Nadie mide el atraso del material
Se ve en pantalla cuántos días llega tarde cada proveedor. Con eso se negocia o se cambia.
Medio
E-01 · 8 El acta viaja en papel
Se firma en el celular en la obra y el cobro del saldo arranca solo.
Bajo
A-01 · 1 y 2 El cobro depende de que el dueño se acuerde
La lista de quién debe y desde cuándo se arma sola, y el recordatorio sale sin que nadie lo empuje.
Bajo
Dónde están expuestos hoy
Seis puntos donde la empresa puede perder un cliente, un dato o una discusión. Ninguno necesita un ataque: basta un celular perdido o un computador que no prende.
Lo que pasa hoy
Qué puede costar
Riesgo
Los datos de los clientes viven en el WhatsApp personal del dueño
Si pierde o le roban el celular, se va la lista de clientes, los acuerdos y los cobros pendientes. Y es información personal de terceros en un teléfono sin control.
Alto
Las cotizaciones y los precios están en un Excel en un solo computador
Sin respaldo. Si ese disco falla, no hay historial de precios ni de lo cotizado, y nadie más puede cotizar mientras tanto.
Alto
Las órdenes de trabajo se acuerdan por chat, sin nada firmado
Ya pasó dos veces: el cliente afirma que el precio acordado era otro y no hay documento que lo cierre.
Alto
El acta de entrega es una hoja de papel que viaja en la camioneta
Si se pierde, no hay prueba de entrega y el saldo queda sin forma de cobrarse.
Medio
Los leads entran a un cuaderno de recepción
No se puede saber cuántas llamadas entraron ni cuántas se volvieron venta. No hay con qué decidir dónde invertir en publicidad.
Medio
La contadora externa recibe la información por WhatsApp, sin un canal fijo
Datos de facturación circulando por chat, y cierres que dependen de que alguien reenvíe un pantallazo.
Medio
El camino, en tres tramos
En este orden a propósito: primero lo que deja de perder dinero, después lo que ahorra tiempo, y al final lo que hace crecer.
Primeros 30 días
Dejar de perder
Las llamadas entran a una lista de clientes, no a un cuaderno.
La orden de trabajo se firma en el celular y queda guardada.
La lista de quién debe el saldo y desde cuándo, en una sola pantalla.
Respaldo automático del Excel de precios.
Días 31 a 60
Sacarle el trabajo de encima al dueño
El cliente agenda su propia visita de medición.
Jairo registra las medidas en el celular y la cotización se arma sola.
El recordatorio al cliente que no contesta sale solo.
El acta se firma en la obra y el cobro arranca sin que nadie empuje.
Días 61 a 90
Ver y crecer
Cuántas llamadas entran, cuántas se cotizan y cuántas se cierran.
Días de atraso de cada proveedor, para negociar con datos.
Las fotos de cada obra se piden solas al cerrar.
Qué obra deja más margen, para saber qué vender más.
El siguiente paso
Esto es sólo cómo trabajan hoy. Con el dibujo en la mano se puede decidir qué se arregla primero, y eso es una conversación de media hora.